Przy dokonywaniu niektórych czynności prawnych zachodzi potrzeba wylegitymowania się poświadczonymi dokumentami, np. z poświadczeniem przez notariusza daty okazania dokumentu. W poświadczeniu wymienia się: imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby, która dokument okazała. Może je uzyskać także osoba, której dokument nie dotyczy. Na żądanie w poświadczeniu umieszcza się również godzinę i minutę okazania dokumentu. Przy dokonywaniu poświadczania daty okazania dokumentu notariusz nie poświadcza własnoręczności złożonych na dokumencie podpisów.

Umieszczenie na dokumencie klauzuli notariusza poświadczającej datę okazania dokumentu przekształca formę dokumentu z pisemnej zwykłej na pisemną z datą pewną. Ma to znaczenie w kwestiach dowodowych – wykazuje, że dany dokument istniał w czasie, kiedy okazano go notariuszowi. Forma pisemna z datą pewną jest zastrzeżona m. in. w art. 329 § 1 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym do ustanowienia zastawu na prawie stosuje się odpowiednio przepisy o przeniesieniu tego prawa, jednakże umowa o ustanowienie zastawu powinna być zawarta na piśmie z datą pewną, chociażby umowa o przeniesienie prawa nie wymagała takiej formy.

Opłaty związane z poświadczeniem daty okazania dokumentu

Poświadczenie daty okazania dokumentu podlega opłacie notarialnej w wysokości 6 zł + 23% VAT za każdą stronę okazanego dokumentu.