Czynności notarialne

Czynności notarialne dokonywane przez kancelarię

W przeciwieństwie do przedstawicieli innych zawodów prawniczych notariusz nie świadczy usług prawniczych, lecz dokonuje czynności notarialnych, tj. czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną o charakterze dokumentu urzędowego. Przy dokonywaniu czynności notarialnej notariusz jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne. Notariusz zobowiązany jest również do bezpłatnego udzielania stronom niezbędnych wyjaśnień, dotyczących dokonywanej czynności notarialnej.

Czynności notarialne dokonywane są przez notariusza w siedzibie kancelarii, jednakże istnieje możliwość dokonania ich w innym miejscu, jeśli przemawia za tym charakter czynności (np. protokół zgromadzenia wspólników spółki) lub szczególne okoliczności (np. stan zdrowia osoby pragnącej dokonać czynności notarialnej). Czynności notarialnych dokonuje się w języku polskim. Istnieje również możliwość dokonania czynności w języku obcym, przy udziale tłumacza przysięgłego danego języka. Niezbędne dokumenty do dokonania czynności notarialnej wraz z danymi stron powinny być dostarczone wcześniej do kancelarii, przed ustalonym terminem dokonania czynności.

Przy dokonywaniu czynności notarialnej notariusz jest obowiązany stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności. Stwierdzenie powinno nastąpić na podstawie prawem przewidzianych dokumentów tożsamości (dowód osobisty, paszport).

Zgodnie z prawem o notariacie do czynności notarialnych zalicza się:

• sporządzanie aktów notarialnych,
• sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia,
• poświadczenie własnoręczności podpisu,
• poświadczenie zgodności odpisu lub wyciągu z okazanym dokumentem,
• poświadczenie daty okazania dokumentu,
• doręczanie oświadczeń,
• spisywanie protokołów,
• sporządzanie protestów weksli i czeków,
• sporządzanie wypisów, odpisów i wyciągów dokumentów.

Notariusz zobowiązany jest zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywanie czynności notarialnej i obowiązek ten trwa nieprzerwanie nawet po odwołaniu notariusza z pełnionej funkcji. Wyjątkiem od zachowania tajemnicy jest sytuacja, gdy notariusz składa zeznania jako świadek przed sądem, chyba że ujawnienie tajemnicy zagraża dobru państwa albo ważnemu interesowi prywatnemu. W tych wypadkach od obowiązku zachowania tajemnicy może zwolnić notariusza Minister Sprawiedliwości.

Za sporządzenie czynności notarialnej notariusz pobiera wynagrodzenie w postaci taksy notarialnej. Taksa notarialna podlega powiększeniu o podatek od towarów i usług (tzw. VAT), przekazywany przez notariusza organom podatkowym.

Oryginały aktów notarialnych notariusz przechowuje przez 10 lat od ich sporządzenia, a następnie przekazuje na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.